Elektronisches Fahrtenbuch: Anforderungen, Anbieter und Steuer
Wann ein elektronisches Fahrtenbuch anerkannt wird, welche Daten es lückenlos erfassen muss und wie GPS-Tracker die Führung automatisieren.
Wer ein Geschäftsfahrzeug auch privat nutzt, muss den geschäftlichen Anteil belegen. Das Fahrtenbuch ist der Nachweis. Von Hand geführt ist es fehleranfällig und lästig — ein elektronisches Fahrtenbuch übernimmt die Erfassung automatisch über einen GPS-Tracker.
Was ein anerkanntes Fahrtenbuch enthalten muss
Damit die Steuerbehörde es akzeptiert, muss jede Fahrt lückenlos und unveränderbar dokumentiert sein. Erfasst werden typischerweise:
- Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende
- Kilometerstand bei Start und Ziel
- Start- und Zieladresse
- Zweck der Fahrt und aufgesuchte Geschäftspartner (bei geschäftlichen Fahrten)
- Kennzeichnung als geschäftlich oder privat
Entscheidend ist die Unveränderbarkeit: Nachträgliche Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben. Ein System, in dem sich Einträge spurlos ändern lassen, wird nicht anerkannt.
So automatisiert ein GPS-Tracker die Führung
Ein Tracker mit Fahrtenbuch-Funktion zeichnet jede Fahrt automatisch auf und schreibt Start, Ziel, Zeit und Strecke selbstständig mit. Am Bildschirm ordnen Sie die Fahrt anschliessend als geschäftlich oder privat ein — mehr ist nicht nötig. Ein Privatmodus sorgt dafür, dass private Fahrten nur als solche erfasst und nicht im Detail geortet werden.
Worauf Sie bei der Auswahl achten
- Export-Format: Lässt sich das Fahrtenbuch als PDF oder CSV in Ihre Buchhaltung übernehmen?
- Manuelle Nacherfassung: Können vergessene Angaben nachvollziehbar ergänzt werden?
- Mehrere Fahrzeuge: Verwaltet die App die ganze Flotte in einem Konto?
- Datenstandort: Server in der Schweiz oder EU.
Geräte mit Fahrtenbuch-Export sind in unserem Vergleich entsprechend markiert — der PAJ Professional Finder etwa liefert den Export direkt für die Buchhaltung.